6 lý do tại sao mình thích “Lập kế hoạch” cho công việc

#1. Quản lý thời gian hiệu quả

Theo cá nhân mình, việc một tập thể bất kể là nhỏ hay lớn nếu không có một kế hoạch cụ thể thì bạn sẽ khó có thể biết được cả đội nhóm đang tập trung làm gì, thời gian là bao lâu? Từ đó những người quản lý khó đánh giá đúng năng lực của đội nhóm, cũng như tập trung vào một mục tiêu cụ thể để mang lại giá trị tốt nhất.

Mình xin mượn tạm ảnh “Ma trận quản lý thời gian” của Tâm Việt để minh họa 4 nhóm công việc mà chúng ta có thể gặp, thay vì việc mỗi ngày đi làm và nghĩ xem mình sẽ làm gì, làm trước hay sau, thì việc lập kế hoạch sẽ giúp các anh chị – nhất là anh chị quản lý sắp xếp được các hạng mục công việc vào khoảng thời gian hợp lý, hạn chế tối đa khoảng thời gian chết hoặc làm việc không hiệu quả của mình cũng như đội nhóm.

Nói đến phân bổ nguồn lực khi lập kế hoạch, mình sẽ chia thành 2 nhóm nguồn lực: 1 là nguồn lực về con người và 2 là nguồn lực đầu tư, dựa vào 2 nhóm nguồn lực này mà kế hoạch được lập ra sẽ khác nhau.

Trong 2 nhóm nguồn lực này thì nhóm nguồn lực đầu tư là nhóm có thể tính toán rõ ràng, trong khi đó nhóm nguồn lực con người sẽ hơi khác một chút, bởi cùng một môi trường, công việc thì mỗi người đều sẽ có kỹ năng, khả năng khác nhau dẫn đến hiệu quả cũng khác.

Nói đến phân bổ nguồn lực mình lại nhớ ngày học cấp 3, lúc ấy kiểm tra thể dục là chạy bền 3km, vừa hô xuất phát cái là mấy ông con zai có tý gái đằng sau chạy như tên bắn, được nửa đường thì đứa nào đứa nấy thở ra mang tai, thế mới hiểu chạy bền nó khác với chạy 100m thế nào. Việc không lập kế hoạch cũng tương tự như thế vậy.

Ngoài việc tránh được các yếu tố không mong muốn thì lập kế hoạch sẽ giúp bạn vạch ra được lộ trình phía trước, tối ưu nguồn lực vào đâu, thời gian nào, ai phụ trách , sở trường của họ là gì để mang lại hiệu quả cao nhất.

Đánh giá và kiểm soát

Với đặc trưng công việc của mình thì Kpi dự án được đánh giá bằng con số rõ ràng và theo từng giai đoạn cụ thể, thế nên kế hoạch là 1 trong những phương pháp để mình có thể đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. Quá trình này tạm gọi là “Đánh giá và kiểm soát”.

Việc đánh giá và kiểm soát giúp mình có cái nhìn rõ ràng về các công việc từ lớn đến nhỏ, hiệu quả của từng thành viên mang lại để từ đó kịp thời có hướng cải thiện, sửa chữa, trước khi những sai sót phát triển thành một vấn đề lớn và khó để làm lại. Ngoài ra nó cũng giúp mình có cái nhìn thực tế về năng lực hiện tại của các thành viên trong nhóm, từ đó có kế hoạch “lên đời” kỹ năng cũng như trợ giúp khi cần.

Khi dự tính chệch đường ray

Một plan dù được tính toán kỹ lưỡng đến đâu thì khi thực hiện cũng không thể chắc chắn 100% mọi thứ đều như dự tính, Bạn đừng mong kế hoạch nào, dự án nào cũng suôn sẻ, đến “Từ Hải” còn chết đứng giữa trận thì chúng ta dự tính sai cũng là chuyện quá đỗi bình thường.

Nguyên nhân dẫn đến Fail theo mình thấy thì rất nhiều, từ các yếu tố như con người, hướng triển khai đến các nguyên nhân khách quan.. đều có thể dẫn đến sự đổ bể của kế hoạch. Khi mọi thứ không như ta dự tính thì việc ta cần làm không phải là bắt tay ngay vào sửa chỗ nọ vá chỗ kia. Bởi nếu bắt tay sửa ngay thì bạn sẽ mất đi cái nhìn tổng thể của cả dự án, Và hơn nữa dù fail thì bản kế hoạch của bạn vẫn còn tác dụng, thật !

Vì sao lại thế? bởi với cá nhân mình, khi một bản kế hoạch fail thì đó là cơ hội đã rà soát lại từng bước đã làm, hiệu quả từng mang lại như thế nào, ai thực hiện để từ đó đúc rút nguyên nhân khiến dự án chưa được như dự tính. Và sau quá trình này mới bắt đầu tối ưu từng khâu. Xây dựng một bản plan hoàn thiện hơn.

Mỏ neo cho những ngày tụt mood

Một ngày đẹp trời như bao ngày khác, mình thức dậy và..bùm, không còn động lực để làm việc, đầu óc trống rỗng và không biết nên làm gì. Tuy nhiên đồng hồ vẫn chạy, công việc vẫn cần thực hiện và mình phải làm một cái gì đó !

Có thể bạn chưa biết, cảm xúc hưng phấn, động lực và hạnh phúc được tạo ra bởi Dopamine – một hormone sinh ra từ não bộ. Nếu vì một lý do nào đó não bộ không cung cấp đủ dopamine, ta sẽ cảm thấy mất đi động lực, giảm tập trung, thậm chí lười cả vận động. Và tất nhiên rồi, để cảm thấy hưng phấn trở lại, ta cần kích thích cơ thể sản sinh Dopamine, một số cách thông dụng (Ở đây mình không đề cập đến nên hay không nên) có thể tăng Dopamine như:

• Game (game chơi giỏi 1 chút, và dễ thắng)
• Se.x (cũng được đề cập trong Think & Grow Rich của Napoleon Hill – Năng lượng từ tình dục)
• Các chất kích thích
• Thực phẩm (socola..)
• Thể dục
• …..

Anyway, các việc trên đây cần thời gian, ta không thể nhắn với sếp “Sếp Cho em nghỉ nửa buổi sáng để em chơi game cho phục hồi dopamine được”, nghe nó khôi hài vô cùng . Lúc này bản kế hoạch là vị cứu tinh. Dựa vào nó ta sẽ biết hôm nay cần làm những gì, trong bao lâu, và nhờ vậy dù không thích thú lắm nhưng ta vẫn có thể bắt đầu công việc và sớm lấy lại cái nhìn chính xác về những thứ đang làm. Vừa làm việc vừa ăn 1 thanh socola, cũng hợp lý đấy chứ?

Kết luận

Phàm ở đời không có việc gì chỉ lợi không hại, Một bản kế hoạch chi tiết người những ưu điểm thì cũng sẽ có những khuyết điểm, tùy người thực hiện và tùy vào môi trường. Ưu điểm thì mình đã viết ở bên trên, còn nhược điểm thì cũng có. Và trong những nhược điểm ấy, khó nhất là vấn đề con người

Bởi để thực hiện được một kế hoạch thì Kỷ luật là yếu tố không thể thiếu, nhưng hầu hết không ai thích kỷ luật với bản thân chứ đừng nói là follow theo người khác. Nên kế hoạch càng chi tiết thì kỷ luật càng cần chặt chẽ. Lý tưởng nhất là tất cả chung một mục tiêu, một đích đến.

Sắp xếp công việc hợp lý thì ai cũng sẽ là một nhân tố tuyệt với – Mình nghĩ vậy. Và thật may các em trong team của mình cũng đều là những con người tuyệt vời !